Dank des digitalen Zeitalters ist es gelungen, mittels E-Mails und digitalen Dokumenten eine fast papierlose Bürowelt zu erschaffen. Jedoch wird in vielen Firmen, Kanzleien und Behörden noch Papier der digitalen Variante vorgezogen, aus Gründen der Beweisbarkeit. Es dient als Nachweis. Dabei spielen auch Firmenstempel eine wichtige Rolle, sie dienen als Kennzeichnung oder Signatur . Auch Firmen nutzen diese, weil sie sich aufgrund der Einfachheit gegenüber Druckerzeugnissen besser behaupten können.
Ein Stempelabdruck ist gegenüber der digitalen Signatur im Nachhinein nicht mehr zu verändern und somit schwerer zu fälschen. Ebenfalls einfacher ist es einen Stempelabdruck auf seine Echtheit zu prüfen. Einfacher als bei einem digitalen Dokument. Der weitaus simplere Umgang, der keine IT-Kenntnisse braucht, ist wohl der Grund, warum man immer noch Stempel als Kennzeichnung benutzt.
Beglaubigungen, amtliche Schriftstücke, Impfpässe, Verträge, Reisepässe usw. sind alles Dokumente, die mit einem Stempel zur Bestätigung versehen werden. In vielen Firmen werden der Posteingang oder die Bearbeitung eines Schriftstücks mit einem Datumsstempel versehen. Dies dient nach außen als offizieller Nachweis und im internen zur besseren Organisation. Einige Dokumente wie z. B. ein Vertrag oder ein notariell beglaubigtes Schriftstück sind ohne den Stempel der Kanzlei oder Institution nicht gültig. Eine Unterschrift alleine reicht meist nicht aus.
Ein jedes Unternehmen sollte mindestens einen Adressstempel haben. Damit können Briefumschläge mit dem Absender versehen werden. Dieser kann jedoch auch als Signatur für Zeugnisse und andere Firmendokumente dienen.
Mit oder ohne Adresse, viele Kanzleien bedienen sich der Firmenstempel, um ein- und ausgehenden Schriftverkehr zu kennzeichnen. Nicht nur für die Organisation, sondern auch für den offiziellen Eingang der Dokumente ist er wichtig.
Da es Stempelautomaten gibt, sind Stempelkissen heute kaum noch nötig. Diese Automaten bringen die Kissen nämlich schon mit und geben auch ein saubereres Bild ab als von Hand geführte Stempel. Für die Firmenpräsentation ist es vor allem interessant, dass es nun die Möglichkeit zu mehrfarbigem Druck gibt. So kann ein Stempel jetzt bunt sein und die Firmen können ihre Logos besser darstellen. Mit diesen Stempeln kann man jetzt Post und Pakete bedrucken.
Gegenüber von Adressaufklebern, die nach Änderung des Logos nur ungenutzt verstauben und irgendwann weggeworfen werden, wirkt ein Stempel nicht nur origineller, sondern ist auch nachhaltiger, denn man kann ihn leicht
ersetzen. Bei den Stempelautomaten muss nicht mal der ganze Stempel ersetzt werden, sondern nur die Stempelplatte mit dem neuen Logo ausgetauscht werden. Das macht ihn kostengünstiger.